Erforderliche Mitteilungen - Regeln zur Führung von anerkannten Vereinen und Stiftungen

Die Eintragung in das Landesregister der juristischen Personen macht einige Mitteilungen erforderlich; während manche Mitteilungen jährlich erfolgen müssen, müssen andere nur dann erfolgen, wenn ein bestimmter Fall eintriitt.

Die Mitteilungen müssen dem Amt für Freiwilligenwesen und Solidarität übermittelt werden. Es besteht die Möglichkeit, die Unterlagen mittels ZEP/PEC oder Email zu übermitteln; sofern der/die Unterzeichner/in der Unterlagen über keine digitale Unterschrift verfügt, können auch eingescannte unterschriebene Unterlagen übermittelt werden, wenn die Kopie der Identitätskarte des Unterzeichners/ der Unterzeichnerin mitversendet wird.

Neben der Übermittlung mittels Email oder PEC/ZEP besteht alternativ dazu weiterhin die Möglichkeit, die Unterlagen im zuständigen Amt abzugeben oder sie diese auf dem Postweg zuzusenden.

 

Jährliche Verpflichtungen

Da die Landesverwaltung die Aufsicht über die anerkannten Organisationen inne hat, sind alljährlich innerhalb 30. Juni folgende Unterlagen beim Amt für Freiwilligenwesen und Solidarität einzureichen:

  1. Tätigkeitsbericht
  2. Rechnungslegung, von der Vollversammlung genehmigt und - sofern vorhanden - der Bericht der Rechnungsprüfer.

Satzungsänderungen

Satzungsänderungen müssen mit Dekret genehmigt werden. Hierzu müssen folgende Unterlagen der Landesverwaltung zur Genehmigung der Statutenänderungen übermittelt werden:

  1. Ansuchen an die Landesverwaltung - siehe Vorlage.
  2. Notariell beglaubigte und registrierte Abschrift des Beschlusses der Mitgliederversammlung, aus welchem die Satzungsänderungen und die Mehrheit, mit der sie beschlossen wurden, ersichtlich sind. Diese Urkunde muss auch eine Fassung der neu genehmigten Statuten beinhalten.
  3. Bei Stiftungen muss der Beschluss seitens jenes Stiftungsorgans gefasst werden, welches laut der jeweiligen Satzung für die Beschlüsse zur Satzungsänderung zuständig ist; mit Ausnahme der von Art. 28 ZGB vorgesehenen Fällen kann derr Stifungszweck nicht abgeändert werden.

Das Ansuchen und die notariell beglaubigte und registrierte Abschrift des Beschlusses der Mitgliederversammlung muss innerhalb von 30 Tagen ab der Beschlussfassung der Satzungsänderungen übermittelt werden.

Neuwahl des Vereinsvorstandes / Neubestimmung des Stiftungsrates

Sowohl Neuwahlen als auch Bestätigungen des Vorstandes müssen mitgeteilt werden, damit diese Informationen in das Register der juristischen Personen eingetragen werden können. Dasselbe gilt auch für die Verwaltungsorgane der Stiftungen, deren Ernennung ebenfalls mitgeteilt werden muss.

Für die diesbezügliche Eintragung sind folgende Unterlagen zu übermitteln:

  1. Liste der Vorstandsmitglieder / der Stiftungsratsmitglieder mit Angabe der jeweiligen Ämter und Steuernummern (unterzeichnet von dem gesetzlichen Vertreter oder der gesetzlichen Vertreterin und, falls vorhanden, mit Stempel der Organisation versehen) sowie Erklärung der Vorstandsmitglieder bzw. der Stiftungsratsmitglieder, dass sie das Amt annehmen - siehe Vorlage;
  2. Bei Vereinen muss die Ablichtung des Beschlusses der Mitgliederversammlung, aus welchem die Wahl des Vorstandes hervorgeht (auf jeder Seite von dem gesetzlichen Vertreter oder der gesetzlichen Vertreterin unterschrieben und, falls vorhanden, mit Stempel der Organisation versehen) übermittelt werden; sofern gemäß der Vereinssatzung der/die gesetzliche Vertreter/in nicht direkt durch die Mitgliederversammlung, sondern in der konstituierenden Sitzung des Vorstandes erfolgt, muss zusätzlich auch das Protokoll der konstiuierenden Vorstandssitzung vorgelegt werden.  Bei Stiftungen müssen hingegen die Ablichtungen jener Unterlagen, aus denen die satzungskonforme Ernennung der Stiftungsräte hervorgeht, und das Protokoll der konstituierenden Sitzung des Stiftungsrates, vorgelegt werden.
  3. Ersatzerklärung des Notorietätsaktes, dass für den gesetzlichen Vertreter/die gesetzliche Vertreterin keine Gründe für die Nichtwählbarkeit und für den Amtsverlust laut Art. 2382 ZGB vorliegen - siehe Vorlage.

Ersetzung eines Mitglieds des Vereinsvorstandes bzw. eines Mitglieds des Verwaltungsrats der Stiftung

Auch in diesem Fall muss die entsprechende Mitteilung erfolgen. Zwecks Eintragung eines neuen Vorstandsmitgliedes in das Register der juristischen Personen bedarf es folgender Unterlagen:

  1. Liste der Vorstandsmitglieder  / der Stiftungsratsmitglieder mit Angabe der jeweiligen Ämter und Steuernummern (unterzeichnet von dem gesetzlichen Vertreter oder der gesetzlichen Vertreterin und, falls vorhanden, mit Stempel der Organisation versehen)
  2. Vor- und Nachname des/der Ersatzmitgliedes/er mit Angabe des ausgeübten Amtes und der Steuernummer sowie Erklärung dieser Vorstandsmitglieder bzw. der Stiftungsratsmitglieder, dass sie das Amt annehmen - siehe Vorlage;
  3. Ablichtung des Beschlusses der Vollversammlung, aus welchem ersichtlich ist, dass ein Verwalter ersetzt worden ist (auf jeder Seite von dem gesetzlichen Vertreter oder der gesetzlichen Vertreterin unterschrieben und, falls vorhanden, mit Stempel der Organisation versehen); bei Stiftungen muss hingegen die Ablichtung jener Unterlagen, aus denen die satzungskonforme Ernennung des/der neuernannten Ersatzmitglieder des Stiftungsrats hervorgeht, überrmittelt werden;
  4. Falls der gesetzliche Vertreter bzw. die gesetzliche Vertreterin des Vereines oder der Oganisation ersetzt worden ist: Ersatzerklärung des Notorietätsaktes, dass für den gesetzlichen Vertreter/die gesetzliche Vertreterin keine Gründe für die Nichtwählbarkeit und für den Amtsverlust laut Art. 2382 ZGB vorliegen - siehe Vorlage.

Auflösung oder Erlöschen der Organisation

Die Auflösung bzw. das Erlöschen einer Organisation muss mitgeteilt werden, damit das Erlöschen der juristischen Person mit Dekret verfügt werden kann. Zu diesem Zweck müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:

  1. Ein Ansuchen an die Landesverwaltung - siehe Vorlage.
  2. Die notariell beglaubigte und registrierte Kopie des Vollversammlungsbeschlusses, aus welcher ersichtlich ist, dass die Auflösung des Vereines mit der erforderlichen Mehrheit beschlossen worden ist. Bei Stiftungen werden die entsprechenden Beschlüsse seitens des von der Satzung vorgesehenen zuständigen Organs getroffen, allerdings können seitens der Stiftungsorgane lediglich die Gründe für das Erlöschen festgestellt  und der Antrag an die Aufsichtsbehörde gestellt werden, damit diese das Erlöschen der Stiftung feststellt (dies ist in den vom Art, 27 des ZGB vorgesehenen Fällen möglich sowie dann, wenn die in der Satzung gegebenenfalls  vorgesehenen Gründe für das Erlöschen der Stiftung eintreten); sofern in der Satzung der Satzung der Stiftung nichts anderes bestimmt ist, kann die Aufsichtsbehörde anstatt die Stiftung für erloschen zu erklären, deren Umwandlung verfügen.

Das Ansuchen muss innerhalb von 30 Tagen ab der Beschlussfassung der Auflösung durch die Vollversammlung bzw. dem Beschluss des zuständigen Organs der Stiftung übermittelt werden.

Im Falle der Auflösung der Organisation erfolgt die Liquidation durch die Bestellung der Liquidatoren, die vom Präsidenten des Landesgerichtes namhaft gemacht werden, sofern die Gründungsurkunde oder die Statuten keine andere Form der Bestellung vorsehen. Auf jeden Fall muss die Organisation die Bestellung der Liquidatoren, die von der Mitgliederversammlung oder die gemäß den in der Gründungsurkunde oder in der Satzung vorgesehenen Formen vorgenommen wird, unverzüglich dem Präsidenten des Landesgerichtes mitteilen (Art. 11 der Durchführungsbestimmungen des ZGB). Die Liquidatoren müssen innerhalb 15 Tagen ab Erhalt der Mitteilung über ihre Bestellung diese im Register der juristischen Personen anmerken lassen.

Erst nach Mitteilung des Präsidenten des Landesgerichtes über die Beendigung des Liquidationsverfahrens wird die juristische Person vom Register gestrichen.

 

Kontakt

Christoph Pichler

Tel.  +39 0471 41 21 37

Amt für Freiwilligenwesen und Solidarität
Silvius-Magnago-Platz 1
39100 Bozen
Email: freiwilligenwesen@provinz.bz.it
PEC: fs-vs@pec.prov.bz.it