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Acquisizione di beni, servizi e lavori in amministrazione diretta:

l'articolo 125 del Codice si occupa delle procedure di acquisizione in economia, cioè di particolari strumenti di scelta del contraente, di natura semplificata e per  importi di modesta entità. La disposizione normativa, stabilisce che le procedure in economia possono essere effettuate attraverso i modelli dell'amministrazione diretta e del cottimo fiduciario.

Ai sensi dell´art.125, comma 1, let. a), l'amministrazione diretta è caratterizzata dal fatto che manca qualsiasi vincolo contrattuale, in quanto la stazione appaltante opera direttamente attraverso il proprio responsabile del procedimento, il quale agisce in nome dell'amministrazione medesima, ma con la propria e personale responsabilità. Tale modello prevede l'utilizzo di personale interno all´Amministrazione, di materiali e mezzi, appartenenti all'amministrazione o specificamente noleggiati.

La stazione appaltante, attraverso il proprio responsabile, assume direttamente tutti i rischi, legati all'esecuzione delle prestazioni dedotte in contratto, diversamente da quanto avviene nell'appalto, ove i rischi ricadono sull'impresa appaltatrice.

Di conseguenza, il responsabile del procedimento provvede direttamente all'acquisizione del bene o del servizio od all'esecuzione dei lavori, curando personalmente i rapporti con i soggetti terzi. Il codice detta, al riguardo, poche disposizioni, proprio in considerazione del fatto che non sussiste, in tale modello, alcun affidamento esterno di prestazioni. L'articolo 125, al comma 5°, si limita a stabilire il limite massimo dei soli lavori, che possono essere effettuati i amministrazione diretta: € 50.000,00.

Gli obblighi di tracciabilità non trovano applicazione nel caso di prestazioni di lavori, servizi e forniture in economia tramite amministrazione diretta ex articolo 125, comma 3, del Codice, in quanto il ricorso a tale istituto non rientra nella fattispecie del contratto d'appalto con un operatore economico (v. determinazione n. 4/2011).

Sono invece sottoposte alla disciplina della tracciabilità le acquisizioni di beni e servizi effettuati dal responsabile del procedimento per realizzare la fattispecie in economia, qualora si configurino come appalti (v. determinazione n. 4/2011, par. 3.13).

Le spese economali:

Con determinazione n. 10/2010 l´ Avcp ha chiarito che le spese economali vanno previste (tipizzate) in via generale dalle stazioni appaltanti in seno ad un apposito provvedimento interno, con cui siano elencati dettagliatamente i beni e servizi di non rilevante entità (spese minute), necessari per sopperire alle esigenze immediate e funzionali dell'ente stesso.

La gestione delle spese del fondo economale avviene in forma semplificata, sia per le modalità di pagamento che è contestuale all'acquisto, sia per ciò che concerne la documentazione che giustifica la spese.

Circa il regolamento interno dell'ente (di contabilità o di economato ovvero sulla disciplina dell'attività contrattuale), esso deve prevedere le spese da effettuare mediante il fondo economale e il loro limite economico massimo, la qualificazione di dette spese, la dotazione annuale del fondo assegnato all'economo, la disciplina per attivare e liquidare le spese, le modalità e la tempistica per la rendicontazione annuale o al termine del diverso periodo infrannuale. 

A seguito dell´introduzione dell´art. 6 bis, comma 1-bis della L.P. 17/1993 come modificato dall´art. 9 della L.P. 7 aprile 2014, n. 1, secondo cui:

"(1-bis). L'utilizzo del sistema telematico è facoltativo nei seguenti casi:

a)  procedure in economia mediante

amministrazione diretta;

b) spese economali di modico valore, con ciò intendendosi i servizi e le forniture di beni di valore pari o inferiore a 1.500,00 euro, al netto di I.V.A.;"

si forniscono le seguenti indicazioni con riferimento agli fattispecie sopra richiamati."

Tradizionalmente, si annoverano le seguenti spese economali solo ove disciplinate da apposito regolamento interno:

1) acquisto di materiale di consumo per stampanti, fax, riparazioni di beni mobili, attrezzature e macchine;

2) acquisto di cancelleria, stampe, rilegatura di libri, sviluppo di foto;

3) acquisto di materiale per lavori di manutenzione di modesta entità;

4) acquisto di biglietti di mezzi di trasporto, di giornali, libri, riviste, gazzette, pubblicazioni periodiche;

5) spese per pubblicazioni di avvisi e inserzioni di vario genere;

6) di valori bollati, spese postali, telegrafiche, per imposte e tasse, ecc. 

Il sistema previgente alla disciplina del 7 settembre 2010 sul sistema della cassa economale rimane invariato con il subentro della disciplina della tracciabilità.

È chiaro come non debba confondersi con il "fondo o cassa economale" il diverso sistema delle acquisizioni in economia di servizi e forniture, mediante cottimo fiduciario, ex art. 125 del Codice dei contratti, né la diversa fattispecie del "fondo cassa" dell'operatore economico art. 3 comma 3 della legge n. 136/2010, cui attingere per effettuare le spese giornaliere.

Le spese economali delle stazioni appaltanti non sono soggette alla normativa in tema di tracciabilità.