Comunicazioni necessarie - regole per la gestione di associazioni riconosciute e di fondazioni

A seguito dell'iscrizione al Registro provinciale delle persone giuridiche si rendono necessarie alcune comunicazioni; mentre alune comunicazioni devono essere effettuate ogni anno, altre sono necessarie solo se si verificano determinate situazioni.

Le comunicazioni devono essere indirizzate all'Ufficio Volontariato e solidarietà. Esiste la possibilità di inviare la documentazione tramite PEC o e-mail, allegando alla documentazione firmata - nel caso che chi li firma non dispone di firma digitale - la copia della carta d'idetità di chi ha firmato.

In alternativa al invio tramite PEC o e-mail è possibile consegnare la documentazione in ufficio o inviarla tramite posta.

Obblighi annuali

All'Amministrazione provinciale compete la vigilanza sulle associazioni riconosciute e le fondazioni iscritte al Registro provinciale delle persone giuridiche. Per questo le stesse sono obbligate ad inviare annulmente entro il 30 giugno la seguente documentazione:

Relazione sull'attività svolta
Rendiconto approvato dall'assemblea - o, nel caso delle fondazioni - dall'organo competente ai sensi dello statuto - nonché, se disponibile, la relazione dei revisori dei conti.

Modifiche statutarie

Modifiche statutarie devono essere approvate con Decreto. Per poter procedere all'approvazione dovrà essere inviata la seguente documentazione:

1. istanza - vedi modulo.

2. copia autentica dell'atto pubblico dal quale risulta la delibera dell’assemblea dei soci, dalla quale devono risultare le modifiche statutarie nonché la maggioranza con la quale sono state deliberate. L’atto deve inoltre contenere lo statuto, cosi come risultante dalla modifica operata. Ciò vale anche per le fondazioni, tuttavia, nel caso di fondazione, la relativa delibera deve essere assunta dall'organo è competente in base al rispettivo statuto; in genere, lo scopo delle fondazioni non può essere modificato, salvo i casi previsti dall'articolo 28 cc.

L'istanza e la copia dell'atto notarile devono pervenire all'Ufficio Relazioni estere e volontariato entro 30 giorni dalla deliberazione.

Elezione di un nuovo consiglio direttivo dell'associazione / nomina degli amministratori della fondazione

Sia la nuova elezione che la riconferma di un consiglio direttivo deve essere comunicata all’Ufficio Relazioni estere e volontariato affinché tale informazione possa essere iscritta al registro delle persone giuridiche. Ciò vale anche nel caso di nomina degli amministratori delle fondazioni.

Ai fini dell’iscrizione è necessario inoltrare i seguenti documenti:

1. elenco dei membri del consiglio direttivo con indicazione delle rispettive cariche sociali e dei codici fiscali(firmato dal/dalla legale rappresentante e, qualora disponibile, con timbro dell’organizzazione) nonchè dichiarazione dei membri del consiglio direttivo di accettazione della carica - vedi modulo;

2. copia della delibera dell’assemblea dei soci, dalla quale risulta il rinnovo del consiglio direttivo (autenticata su ogni facciata con firma del/della legale rappresentante e, qualora disponibile, con timbro dell’organizzazione); qualora lo statuto dell'associazione prevede che il/la rappresentante legale non viene eletto/a direttamente da parte delll'assemblea, ma nella prima rima riunione del consiglio direttivo, deve essere presentato anche il verbale di tale riunione. Nel caso di fondazione devono essere presentate, invece, le copie degli atti comprovanti la nomina del membro del consiglio di amministrazione della fondazione in conformità allo statuto e il verbale della prima riunione del consiglio di amministrazione della fondazione.

3. dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che per il/la legale rappresentante non sussistono cause di ineleggibilità e di decadenza di cui all’art. 2382 CC - vedi modulo.

Sostituzione di un membro del consiglio direttivo dell'associazione / nomina di singoli amministratori della fondazione

Anche in questo caso deve essere effettuata la relativa comunicazione all’Ufficio Relazioni estere e volontariato. Ai fini dell’iscrizione di un nuovo membro del consiglio direttivo al registro delle persone giuridiche è necessario inoltrare i seguenti documenti:

elenco dei membri del consiglio direttivo con indicazione delle rispettive cariche sociali e dei codici fiscali (firmato dal/dalla legale rappresentante e, qualora disponibile, con timbro dell’organizzazione)
nome e cognome del sostituto con indicazione della carica sociale e del codice fiscale e dichiarazione di accettazione della carica da parte del nuovo membro del consiglio direttivo /consiglio di amministrazione - vedi modulo;
copia della delibera dell’assemblea dei soci, dalla quale risulta che è stato sostituito un consigliere (autenticata su ogni facciata con firma del/della legale rappresentante e, qualora disponibile, con timbro dell’organizzazione); rispetto alle fondazioni devono essere presentate, invece, le copie degli atti comprovanti la nomina del membro del consiglio di amministrazione della fondazione in conformità allo statuto.
qualora sia stato sostituito il legale rappresentante dell’associazione o della fondazione: dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che per il/la legale rappresentante non sussistono cause di ineleggibilità e di decadenza di cui all’art. 2382 CC vedi modulo.

Scioglimento dell'organizzazione

Lo scioglimento dell’organizzazione deve essere comunicato all’Ufficio Relazioni estere e volontariato, in modo che essa possa essere dichiarata estinta.

Ai fini della relativa iscrizione al registro delle persone giuridiche è necessario inoltrare i seguenti documenti:

istanza indirizzata al Amministrazione provinciale tramite - vedi modulo.
copia autentica e registrata dl'elatto pubblico dal quale risulta la delibera dell’assemblea, e dalla quale si evince che lo scioglimento è stato deliberato con la necessaria maggioranza. Rispetto alle fondazioni, le relative delibere devono essere assunte dall'organo competente in base allo statuto; l'organo può solo rilevare al sussistenza di una causa d'estinzione e presentare istanza all'autorità di vigilanza affinché questa dichiari l'estinzione della fondazione (ciò è possibile nei casi previsti dall'articolo 27 del Codice civile oppure se ricorrono le cause di estinzione previste dallo statuto della fondazione); se lo statuto della fondazione non dispone diversamente, l'autorità di vigilanza può, invece di dichiarare estinta la fondazione, ordinarne la trasformazione.

L’istanza deve essere inoltrata entro 30 giorni dalla deliberazione dello scioglimento da parte dell’assemblea dei soci dell'associazione riconosciuta o dalla delibera dell'organo della fonazione competente.

Allo scioglimento dell’organizzazione segue la liquidazione con la nomina dei liquidatori da parte del Presidente del tribunale, salvo che l’atto costitutivo o lo statuto non preveda una diversa forma di nomina. In ogni caso l’organizzazione deve comunicare immediatamente al Presidente del tribunale la nomina dei liquidatori fatta dall’assemblea o nelle forme previste nell’atto costitutivo o nello statuto (art. 11 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile). I liquidatori, entro 15 giorni dalla comunicazione avutane, devono procedere all’annotazione della loro nomina nel registro delle persone giuridiche.

Solo a seguito della comunicazione da parte del Presidente del tribunale della fine della procedura di liquidazione, la persona giuridica viene cancellata dal registro delle persone giuridiche.

Contatto

Christoph Pichler

tel. +39 0471 412137

Ufficio Relazioni estere e volontariato
Piazza Silvius Magnago 1
39100 Bolzano
E-mail: Volontariato@provincia.bz.it
PEC: fs-vs@pec.prov.bz.it