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Nach der Einführung des Art. 6 bis, Absatz 1-bis des Landesgesetzes Nr. 17/1993 in der Fassung laut Art. 9 des Landesgesetzes Nr. 7 vom April 2014, Nr. 1 :

"(1 -bis). Das telematische System kann in folgenden Fällen fakultativ genutzt werden:

a) Verfahren in Regie, welche in Eigenregie abgewickelt werden;

b) Ökonomatsausgaben von mäßigem Betrag, unter welchen man Dienstleistungen und Lieferungen von Gütern versteht, die, nach Abzug der Mehrwertsteuer, den Wert von 1.500,00 Euro erreichen oder darunter liegen;"

werden folgende Angaben im Hinblick auf den oben hingewiesenen Tatbestand geliefert."Beschaffung von Gütern, Dienst- und Bauleistungen in Eigenregie:

Art. 125 des Kodex beschäftigt sich mit den Verfahren für die Beschaffung in Regie, d. h. mit besonderen vereinfachten Instrumenten zur Auswahl des Vertragspartners betreffend Beträge mäßiger Höhe. Die gesetzlichen Bestimmungen schreiben vor, dass die Beschaffung in Regie entweder in Eigenregie und durch treuhänderischen Akkordauftrag erfolgen kann.

Gemäß Art. 125 Abs. 1 Buchst. a) zeichnet sich die Eigenregie dadurch aus, dass keinerlei vertragliche Bindung besteht, da die Vergabestelle direkt durch ihren Verfahrensverantwortlichen tätig wird, welcher im Namen der Verwaltung handelt, jedoch seine eigene und persönliche Verantwortung besitzt. Dieses Modell beinhaltet die Inanspruchnahme von verwaltungsinternem Personal sowie von Materialien und Mitteln, die der Verwaltung gehören oder eigens gemietet wurden.

Durch ihren Verantwortlichen übernimmt die Vergabestelle direkt alle Risiken in Verbindung mit den vertragsgegenständlichen Leistungen, anders als bei der Vergabe, bei welcher das auftragnehmende Unternehmen die Risiken trägt.

Entsprechend sorgt der Verfahrensverantwortliche direkt für die Beschaffung der Güter oder Dienstleistungen oder für die Ausführung der Arbeiten und kümmert sich persönlich um die Beziehungen zu den Dritten. Diesbezüglich enthält der Kodex nur wenige Bestimmungen, da bei diesem Modell keine externe Vergabe von Leistungen vorliegt. Art. 125 Abs. 5 schreibt nur den Höchstwert für die Arbeiten in Regie vor, wobei bei Arbeiten in Eigenregie eine Gesamtausgabe von 50.000,00 € nicht überschritten werden darf.

Die Verpflichtungen im Hinblick auf die Rückverfolgbarkeit gelten bei Bauleistungen, Dienstleistungen und Lieferungen in Eigenregie gemäß Art. 125 Abs. 3 des Kodex nicht, da die Inanspruchnahme dieses Rechtsinstituts nicht unter den Vergabevertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer fällt (siehe Entscheidung Nr. 4/2011).

Die Beschaffungen von Gütern oder Dienstleistungen durch den Verfahrensverantwortlichen, um Leistungen in Regie durchzuführen, unterliegen dagegen der Regelung der Rückverfolgbarkeit, sofern sie Vergaben darstellen (siehe Entscheidung Nr. 4/2011 Abschn. 3.13).

Ökonomatsausgaben:

Mit der Entscheidung Nr. 10/2010 verdeutlichte die AOV, dass die Ökonomatsausgaben (standardisiert) allgemein von den Vergabestellen mit einer entsprechenden internen Verfügung vorzusehen sind. In dieser sind die Güter und Dienstleistungen nicht erheblichen Ausmaßes (geringfügige Ausgaben) detailliert aufzulisten, die notwendig sind, um die sofortigen und funktionalen Bedürfnisse der Körperschaft zu decken.

Die Verwaltung der Ausgaben des Ökonomatsfonds erfolgt vereinfacht, sowohl was die Art der Zahlung betrifft, die gleichzeitig mit dem Kauf erfolgt, als auch was die Unterlagen zur Rechtfertigung der Ausgaben anbelangt.

Was die interne Ordnung der Körperschaft betrifft (bezüglich der Buchhaltung oder des Ökonomats bzw. der Regelung der Vertragstätigkeiten), muss diese die zu tätigenden Ausgaben mittels des Ökonomatsfonds und deren maximale wirtschaftliche Grenze, die Qualifizierung dieser Ausgaben, die jährliche Dotierung der dem Ökonomat zugewiesenen Mittel, die Regelung zur Bereitstellung und Zahlung der Ausgaben, die Modalitäten und Fristen für die jährliche oder zu einem anderen Zeitpunkt während des Jahrs erfolgenden Berichterstattung beinhalten. 

Normalerweise gehören zu den Ökonomatsausgaben nur soweit sie von eigener interner Verordnung geregelt sind:

1) Beschaffung von Verbrauchsmaterial für Drucker, Faxgeräte, Reparaturen von beweglichen Sachen, Ausrüstungen und Maschinen;

2) Beschaffung von Büromaterial, Drucksachen, Buchbinderei, Fotoentwicklung;

3) Beschaffung von Materialien für Instandhaltungsarbeiten mäßigen Ausmaßes;

4) Beschaffung von Fahrkarten für Transportmittel, Zeitungen, Büchern, Zeitschriften und sonstigen regelmäßigen Publikationen;

5) Ausgaben für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Inseraten unterschiedlicher Art;

6) Ausgaben für Stempelmarken, Post, Telegramme, Abgaben, Steuern usw. 

Das vor dem Inkrafttreten der Bestimmungen am 7. September 2010 geltende System in Bezug auf die Ökonomatskasse bleibt mit dem Eintreten der Regelungen über die Rückverfolgbarkeit unverändert.

Nicht zu verwechseln mit dem „Ökonomatsfonds oder der Ökonomatskasse" ist das unterschiedliche System der Beschaffung von Dienstleistungen und Lieferungen in Regie mittels des treuhänderischen Akkordauftrags gemäß Art. 125 des Kodex über Verträge und auch nicht der zuvor erwähnte „Kassenfonds" des Wirtschaftsteilnehmers gemäß Art. 3 Abs. 3 des Gesetzes Nr. 136/2010, auf den für die täglichen Ausgaben zurückgegriffen wird.

Die Ökonomatsausgaben der Vergabestellen unterliegen nicht den Bestimmungen über die Rückverfolgbarkeit.